Kuinka ne pilven säästöt saavutetaan?

29.11.2016

Monella yrityksellä on jo Office365 käytössä, jos ei muuten, niin ainakin sähköpostipalvelu. Monesti kuulee hehkutusta siitä, miten pilvipalvelut tuovat säästöjä, työtehoja, paikkariippumatonta työtä ja sitä sun tätä. Kysymys herää, kuinka näihin tavoitteisiin voisi oikeasti päästä?

Ajatellaan aluksi, että olemme juuri kyseinen yritys, jolla on Office365 käytössä ja palvelimestamme loppuu takuu. Tarvitaan siis uusi palvelin.

”Entä, jos otetaankin pidemmän aikavälin ajattelumalli tässä käyttöön, eikä vain osteta sitä uutta 5000,- euron pömpeliä toimiston nurkkaan?”

Tässä astuu kuvaan Microsoft Azure, josta otetaan käyttöön uusi palvelin. Aluksi noin 200,- € kuukausihinta voi tuntua kovalta pieneen käyttöön. Siirretään silti Azureen se vanhan ajattelumallin palvelin, verkkojakoineen ja muine palveluineen. Hyöty = 0.

Tämän jälkeen kuvaan astuu Office365 ja Sharepoint. Siirretään tiedostot verkkojaoista Sharepointtiin, josta tiedostot ovat helposti saatavilla 24/7, laitteella kuin laitteella.

”Jäsenyystietojen ja loistavan haun avulla tiedostot eivät ole enää hukassa kansioiden syövereissä.”

Palataan seuraavaksi Azureen. Aikaisemmin, kun tiedostot ovat olleet palvelimella, palvelimen käyttötarve on ollut kellonajasta riippumatta korkea. Kun tiedostot on siirretty Sharepointtiin, tällä samalla palvelimella on esimerkiksi vain Active Directory ja vanha varausjärjestelmä käytössä. Tarve palvelimelle rajoittuu vain toimistoaikoihin. Tässä tulee Azuren hyvät puolet esille, eli skaalautuvuus. Virtuaalipalvelimen hinta määräytyy aika pitkälti sen käyttöajan mukaan. Jos voimme sammuttaa palvelimen esimerkiksi klo 17:30 – 06:30 ajaksi, teemme todennäköisesti yli sadan euron kuukausisäästön palvelimen osalta. Palvelin ei olekaan enää kovin kallis.

”Olemme tällä järjestelyllä päässeet siitä pölyä keräävästä, sähköä kuluttavasta ja kalliista pömpelistä eroon.”

Emme tarvitse mahdollisesti huonosti toimivaa VPN-yhteyttä päästäksemme tiedostoihin. IT-ylläpitäjä voi kuitenkin hallita tietokoneita keskitetysti palvelimen kautta ja voimme hyödyntää muitakin palvelimen tuomia etuja.

Paikka riippumaton työ vaatii myös viestinnän parantamista, kun kaikki eivät olekaan enää toimistolla huutelemassa. Viestinnän parantamiseen on olemassa Office365:n tuomat työkalut: Skype for business ja Yammer. Skypen kautta palaverit ja työkavereiden kanssa kommunikointi onnistuu helposti, ja Yammerista löytää yrityksen yleiset asiat.

Kun järjestelmät on otettu oikein käyttöön, työntekijät koulutettu ja johto saatu innostumaan niin voilà! Tämä mahdottomalta kuulostava yhtälö alkaa hahmottua.

Valehtelematta uskallan väittää, että hyöty = 8+.

Jyrki

Jyrki Puhakka

asiantuntija

29.11.2016

Avainsanat:

ajankäyttöAzureetätyöjoustava työmutkaton työO365officesharepointtoimisto

Kumppaneitamme
Helpdesk
0201 42 42 42

Helsinki

Vanha Talvitie 11 C 00580 Helsinki Katso kartta! 0201 424 200
Luethan rekisteriselosteemme ja tiedot evästeiden käytöstämme